Dématérialisation du traitement des factures fournisseurs
Le client est une société régionale d'approvisionnement et de distribution d'énergie électrique. Le client assume également, par mandats, la gestion d'aménagements hydroélectriques, l'alimentation en eau, gaz naturel et prestations multimédia. Elle est organisée comme fournisseur multiservices.
Le client souhaitait réduire le délai de traitement du paiement des factures fournisseurs et obtenir de la visibilité sur l’échéancier des paiements pour mieux gérer la trésorerie. Elle voulait ainsi générer plus d’escompte pour paiement anticipé et améliorer sa profitabilité.
Le client avait fait le choix de solliciter des outsourcers, pour accélérer la mise en place de la solution et atteindre un coût de traitement unitaire plus faible que si elle avait dû amortir la nouvelle infrastructure sur ses seuls volumes de factures.
L’un des prétendants, l’outsourcer RRD Global Document Solutions nous a sollicités pour concevoir la meilleure architecture possible à proposer au client. Puis ayant remporté le marché, cet outsourcer nous a mandaté pour mettre en place l’architecture globale (scanning, LAD, workflow, archivage) et intégrer les flux du client. Au-delà de la maîtrise technique, le client a apprécié notre compréhension des environnements multi langues (en l’occurrence Suisse Allemand, Italien, Romanche et Français).
Quelques semaines seulement après la mise en production du service, le client déclarait sa grande satisfaction :
- Gain d’1/2 ETP au service comptable
- Soulagement des secrétariats des différents départements
- Des dizaines de factures ayant déjà pu être payées avec escompte
- Avec très peu de formation et sans réticence les utilisateurs ont pris en main la solution
